ELABORACIÓN ACTAS ADMINISTRATIVAS NTC 3394

Acta: Documento en lo que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión

Acta no Registrada: Documento que constituye la memoria de reuniones o actos administrativos

Acta Registrada: Documento que corresponde a reuniones de sociedades anónimas. Limitadas, en comandita, Consejos y Juntas Directivas, que obliga a cumplir condiciones especificas de la entidad competente.

REQUISITOS ESPECÍFICOS

Razón Social: en el margen superior de la primera pagina la razon social impresa o escrita

COOPERATIVA DE INGENIEROS

NIT 120.200.123 1

Título: Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además, se debe aclarar cuando el carécter de la reunion sea extraordinario.(Puede utilizarse en negrilla para resaltar)

REUNIÓN DE GERENCIA

Denominación del documento y número:

Despues de titulo a tres interlíneas se ubica la palabra ACTA, en mayúscula sostenida, centrada y a continuación el número consecutivo que le corresponda.

ACTA 012

Fecha: Contra el margen derecho, a tres interlíneas de la demominción del documento se escribe la palabra FECHA, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la ciudad donde se ha realizado la reunión y la fecha completa (día, mes y año) separados por coma (,).

FECHA: Bogotá, 19 de febrero de 2009

Hora: Contra el margen izquierdo, de 1,5 a 2 interlíneas de la fecha se digita la palabra HORA en mayúscula sostenida, y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la hora de inicio y de finalización de la reunión.

HORA: De 12:20 a 14:00 horas

Lugar : Contra el margen izquierdo, de 1,5 a 2 interlíneas de la hora se anota la palabra LUGAR, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota el sitio de la reunión.

LUGAR: Sala de Juntas

Asistentes: contra el margen izquierdo, de 1,5 a 2 interlíneas del lugar se escribe la palabra ASISTENTES, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:), al frente se escribe la relación de nombres con mayúscula inicial, a interlineación sencilla. El cargo que desempeña cada uno en la reunión se separa del nombre con coma (,) y se sigue con orden jerárquico establecido para la reunión.

ASISTENTES: José Luis Beltrán, Gerente General

Luisa Montealegre, Secretaria

Invitados: se anota la palabra INVITADOS seguido de dos puntos (:) si los hay

Asusentes:Contra el margen izquierdo con mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:) se anota la palabra AUSENTES, si los hay, es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no.

AUSENTES: Carmen Elisa Moreno,Vocal (con justifición)

Orden del día: se enumeran los temas motivo de la reunión, identificándolos con números arábigos.

Los datos anteriores, resaltados con negrita, se escriben todos, en al acta, con mayúscula fija, seguida de dos puntos. Por estética, se recomienda que formen columnas debidamente alineadas

Desarrollo: Se escribe en mayúscula fija, contra el margen izquierdo. El desarrollo anota los asuntos que se trataron, según el orden del día, con sus respectivas conclusiones.

El primer tema es, generalmente, verificación del quórum
En el tema “lectura, discusión y aprobación del acta anterior”, se indica si fue aprobada, y se anotan las modificaciones que se presentan.

Convocatoria: si se programa una nueva reunión, se escribe la palabra CONVOCATORIA, con mayúscula fija y seguida de punto. A continuación se anotan la fecha, la hora y el lugar de la próxima reunión.

Firma, nombre y cargo: el nombre completo de los firmantes responsables se escribe con mayúscula fija. El cargo se anota debajo con mayúscula inicial y sin centrar. Los firmantes del acta son, generalmente, el presidente y el secretario. El presidente firma a la izquierda y el secretario a la derecha.

Firmas responsables: De las firmas se deben aparecer por lo menos dos en la página que finaliza el texto.

Paginas subsiguientes


El encabezado se situa entre 2 cm y 3cm del borde superior, contra el maargen izquierdo y con mayúscula inicial. Se identifica el documento con el nombre de la reunión y el número correspondiente separados por guión. En la misma línea, contra el margen derecho se escribe el número de la página.